Espace technique

Préambule : l’audit est un outil de prévention dont le rôle est de proposer des actions d’amélioration ou de correction sur les causes potentielles de dysfonctionnement d’un processus afin d’en empêcher, ou au moins en limiter, les conséquences néfastes.

L’ASPEC réalise, ponctuellement, des audits spécifiques de la maîtrise de la contamination, à la demande des entreprises ou des organismes. Ces audits donnent lieu à des recommandations d’action dans les domaines technologiques qui les concernent en terme d’organisation et de management pour maîtriser la contamination particulaire et/ou chimique/moléculaire et/ou microbiologique.


Suivant la demande de l’organisme, les variantes suivantes peuvent être proposées :

a) Audits de situation pouvant répondre à un problème de contamination avérée ou à titre de prévention.

- Audit externe complet ou diagnostic général du système de management et du processus en place avec recommandations d’actions de progrès ;
- Audit externe partiel, portant sur une partie du système de management ou du processus, ou sur un sujet particulier (ou diagnostic spécifique) avec recommandations d’actions de progrès.

Quelques références récentes :
Brioches PASQUIER, CEA CESTA, SIN & STES – chantier PUPS, THALES, QUANTEL, ENSTA, SOFRADIR.

b) Audits de conformité (vis-à-vis d’un référentiel)

- Audits de conformité avec un référentiel d’organisme(1) : il s’agit d’un audit externe suivant les exigences du référentiel d’organisme constituant un diagnostic avec mise en évidence des conformités, des non conformités, remarques et propositions de recommandations d’actions de mise en conformité. L’audit prend en compte tout ou partie du référentiel, suivant la demande de l’organisme.

- Audits de conformité avec le référentiel ASPEC(2) (en cours de développement) : il correspond à un audit externe suivant les exigences du référentiel ASPEC constituant un diagnostic du système de management et du processus en place, avec mise en évidence des conformités, non conformités, remarques et recommandations d’actions de mise en conformité. L’audit prend en compte l’ensemble du référentiel, ou bien, à la demande de l’organisme, une partie seulement. Si l’audit prend en compte l’ensemble des exigences du référentiel ASPEC, il correspond à un audit de certification(3).

Les audits sont conduits par des personnes compétentes et qualifiées. Chaque fois que possible pour les audits de situation et, dans tous les cas pour les audits de conformité, les exigences sont vérifiées à partir de grilles d’audit dont chaque critère est évalué à trois niveaux :
- « Définition » : Vérification de l’existence et la mise à jour de politique, organisation et procédures ;
- « Compréhension » : Vérification de la compréhension par les différents acteurs, à leur niveau, de la politique, de l’organisation et des procédures ;
- « Opération » : Vérification de l’application opérationnelle, incluant l’efficacité et l’efficience.

Tout audit est précédé d’une visite préliminaire, avec rencontre des responsables de l’organisme, ou d’échanges préalables pour préciser les détails et le déroulement de l’audit :
- Type d’audit (audit de situation ou audit de conformité) ;
- Tout ou partie du processus, zones spécifiques (audit complet ou partiel sur un sujet particulier) ;
- Exigences du référentiel prises en compte (si audit de conformité) ;
- Evaluation partielle ou complète des trois niveaux de grille ;
- Documents nécessaires à tenir à disposition, pendant l’audit, ou à fournir préalablement ;
- Modalités et contenu de la présentation de l’organisme en début d’audit ;
- Modalités de rendu à chaud, en fin d’audit ;
- Calendrier et modalités pratiques : Date ou période d’audit, Organisation sur site des rendez-vous.

Suivant le type d’audit, l’évaluation prend en compte tout ou partie des points suivants : points positifs, points à améliorer, notation, profil des grilles d’évaluation à trois niveaux, remarques et non conformités, recommandations.
Sur site, l’audit se conclut par un rendu oral à chaud par les auditeurs. Un document écrit formalise les résultats de l’audit. Ce document peut prendre la forme d’un rapport complet ou uniquement d’une synthèse, suivant la demande de l’organisme.

Un suivi d’audit peut être demandé à l’ASPEC pour vérifier, valider et apporter des propositions complémentaires aux actions menées par l’organisme, suite aux recommandations de l’audit initial.

Audit : Au sens des normes des systèmes de management, l’audit est un processus méthodique, indépendant et documenté, permettant d’obtenir des preuves d’audit* et de les évaluer de manière objective pour déterminer dans quelles mesures les critères d’audit** sont satisfaits.

*Preuves d’audit : Tout document, application de texte réglementaire, enregistrement, procédure, suivi d’action, énoncé de fait, et toute information pertinente pour les critères d’audit. Ces preuves sont quantitatives ou qualitatives.

**Critères d’audit : Ensemble des politiques, procédures et exigences utilisées comme référence.

Les audits internes (par l’organisme lui-même) ou externes (par un organisme indépendant, à la demande de l’organisme) ont pour but de permettre le suivi périodique des critères d’audit notamment dans le cadre de l’amélioration continue.

L’audit peut aussi se décliner en auto-évaluation, processus méthodique et documenté, réalisé par l’encadrement de l’organisme et permettant de se situer par rapport aux critères d’audit, notamment pour atteindre des objectifs fixés dans le cadre de l’amélioration continue.

L’audit est donc un outil d’évaluation par rapport à des références établies. Ces dernières peuvent évoluer en fonction de l’amélioration continue fixant de nouveaux critères d’audit.

Pour mémoire, l’audit, en tant qu’outil de prévention, se distingue de l’analyse d’incident qui est réalisée après avoir subi les conséquences néfastes. Le modèle Iceberg appliqué à la maîtrise de la contamination résume bien cette différenciation :

L’analyse des conséquences présente toujours des difficultés pour remonter aux causes lointaines (complexité, interactions). Elle n’est réalisée que sur la contamination émergente, parfois uniquement catastrophique ou médiatisée. En conséquence, la maîtrise de la contamination ne s’appuie que sur le traitement de la partie émergée, la masse de l’iceberg rétablissant rapidement cette émergence.
L’audit s’applique au ventre de l’iceberg. La découverte des causes lointaines de dysfonctionnement y est plus facile. La maîtrise de la contamination s’applique à réduire le ventre de l’iceberg, donc l’ensemble des causes de dysfonctionnement et par conséquent le volume de la partie émergée.